În conformitate cu § 3 alineatul 2 din statutul arhivelor din capitala de stat Wiesbaden i.V.m. §§ Secțiunile 1, 2 și 8 din Legea arhivelor din Hessa, departamentele, birourile și întreprinderile municipale sunt obligate să separe imediat toate documentele care nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea sarcinilor lor curente și să le ofere Arhivelor orașului pentru acceptare. Documentele care urmează să fie păstrate permanent trebuie oferite Arhivei Municipale în termen de cel mult 30 de ani de la crearea lor, cu excepția cazului în care alte dispoziții legale prevăd o perioadă mai lungă de păstrare de către autoritățile care le prezintă. Distrugerea neautorizată a documentelor fără un permis de distrugere din partea Arhivei Municipale nu este permisă.

Persoanele juridice de drept public și asociațiile supuse supravegherii capitalei de stat Wiesbaden sunt, de asemenea, obligate să ofere documente în conformitate cu § 4 din statutul arhivei capitalei de stat Wiesbaden.

Arhivele orașului Wiesbaden vor fi bucuroase să consilieze autoritățile municipale cu privire la sortarea și ofertarea materialelor lor de arhivă. Dacă este posibil, vă rugăm să contactați căsuța poștală a organizației noastre stadtarchivwiesbadende cu aproximativ o lună înainte de separarea planificată. Colegul responsabil pentru domeniul dumneavoastră vă va contacta imediat. Vă rugăm să consultați, de asemenea, broșura de mai jos privind procesul de separare.

În plus față de materialul arhivistic oficial, arhiva orașului își completează fondurile cu alte documente care sunt potrivite pentru documentarea istoriei capitalei de stat Wiesbaden, a peisajului urban, a schimbărilor și evenimentelor, precum și a activității oamenilor din oraș. Documentele sunt întotdeauna luate în considerare pentru transfer la arhiva orașului dacă au o legătură puternică cu trecutul sau prezentul orașului Wiesbaden și îndeplinesc anumite caracteristici unice. Documentele persoanelor individuale (așa-numitele succesiuni pre sau postume) sunt la fel de relevante ca și materialele scrise ale cluburilor, asociațiilor, partidelor și companiilor, cu condiția ca acestea să fie sau să fi fost active în Wiesbaden, indiferent de tipul de activitate.

Din punct de vedere tematic, limitele valorii arhivistice sunt foarte largi. Prin urmare, documentele nu trebuie neapărat să provină exclusiv de la personalități celebre, să fie atribuite anumitor subiecte "importante" sau să aibă o vechime "istorică". Același lucru este valabil și pentru cluburi, asociații, partide sau companii, care nu trebuie să aibă o anumită dimensiune minimă etc.

Valoarea arhivistică a documentelor este de obicei evaluată de personalul arhivei municipale în timpul unei vizite la fața locului. Nu întotdeauna este preluată întreaga colecție de documente, ci adesea se face doar o selecție a anumitor documente. Achiziția are loc după o consultare detaliată cu arhiviștii arhivei municipale și după încheierea unui contract, de obicei sub forma unei donații. Acestea sunt apoi utilizate în conformitate cu dispozițiile Legii arhivelor din Hessa și ale statutului arhivelor din orașul Wiesbaden. Astfel, se asigură că orice drepturi personale sau drepturi de autor rămân protejate. În cazuri excepționale, documentele pot fi predate și sub formă de depozit.

Dacă aveți documente (acte, documente oficiale, dosare, documente, publicații oficiale, fișe, hărți, planuri, afișe, sigilii, ștampile, înregistrări de imagini, filme și sunete, precum și înregistrări digitale) pe care doriți să le oferiți Arhivei orașului, vă rugăm să ne contactați, de preferință prin e-mail la stadtarchivwiesbadende

Arhivele orașului Wiesbaden achiziționează materiale arhivistice pentru fondurile sale doar în cazuri excepționale. Decizia cu privire la o posibilă achiziție se ia în funcție de relevanța istorică pentru orașul Wiesbaden și în condițiile unei gestiuni bugetare economice și durabile. Vă rugăm să vă abțineți de la trimiterea nesolicitată de documente care sunt oferite spre cumpărare.